Ieder project dient op de juiste manier gemanaged te worden. Hoe groter het project, des te belangrijker ook het managen van het project. Het probleem is natuurlijk dat de grotere projecten waar ook meerdere mensen aan werken juist des te lastiger zijn om te managen. Dit komt omdat je als manager of projectleider heel weinig direct overzicht hebt. Als je een planning opstelt, dan kun je precies aangeven wat je wilt, wanneer wie wat gaat doen en wanneer alles af moet zijn. Maar na de start van het project gaat iedereen met zijn of haar taak aan het werk. De taken worden in veel gevallen niet allemaal op dezelfde locatie uitgevoerd en het is ook zo dat lang niet alles op hetzelfde moment plaatsvindt. Je verliest na het begin meteen grip op wat er gebeurt. Daarom is het belangrijk dat je kunt vertrouwen op een projectrapportage, zodat je direct kunt zien hoe de zaken er voor staan. Loopt alles op schema of juist niet? En zo niet, waar zit de vertraging? Kan er nog worden bijgestuurd of moet de planning worden aangepast? Moeten andere teams die wel op schema lopen op de hoogte worden gesteld of kunnen zijn onafhankelijk van het vertraagde team verder werken? Tevens kun je dankzij een projectrapportage van prinzi snel zien hoe het ervoor staat met het budget. Zit je nog binnen de begroting of dreig je er in een vroeg stadium al overheen te gaan. Als je kijkt naar een gemiddeld bouwproject, dan komt het zelden voor dat het project binnen het budget wordt afgemaakt. Daarom worden bij bouwprojecten zowel qua tijd als budget marges ingebouwd en zelfs die worden dan vaak nog overschreden. Dat is bijna niet te voorkomen, maar als het gebeurt, moet je er als projectleider of opdrachtgever wel van op de hoogte zijn. Het kan niet zo zijn dat je daar op het einde nog eens achter komt. Daarom is een projectrapportage onmisbaar voor ieder project. Naast de bovengenoemde aspecten van een projectrapportage, kun je er ook gebruik van maken voor zaken als:
- Financiële status
- Highlights, risks, issues & lessons learned
- Planning & voortgang
Een manager is vaak iemand die gebruik maakt van de voorgangrapportage. Maar een projectrapportage is een rapport dat bijvoorbeeld aan de opdrachtgever gepresenteerd kan worden. Deze wil immers vaak graag weten hoe het er voor staat. Een gedetailleerd projectrapport is dan ook zeker wenselijk. Verder kun je een projectrapport ook sturen naar een raad van bestuur of een project team.
Kijk snel op de website voor meer informatie over projectrapportage
Als je nieuwsgierig bent naar de software van prinzi voor projectrapportage, dan kun je het beste even een kijkje nemen op de site van prinzi.nl. Hier vind je onder andere informatie over de inhoud van de tool en bijvoorbeeld ook welke onderdelen er aanwezig zijn binnen de tool voor projectrapportage. Het bezoeken van de site geeft je meteen de nodige informatie over prinzi en de tool voor projectrapportage.
Maak gebruik van de gratis proefversie
Om bekend te worden met de tool van prinzi, kun je alvast gebruik maken van de gratis proefversie. De instructies voor het gebruik van deze versie vind je terug op de website van prinzi.nl.