Werk slimmer: 4 tips uit een training time management

Stop met zwoegen. Het gaat niet om het aantal uren dat je maakt, maar om wat je in die uren bereikt. Niet om hard werken, maar om slim werken. Zodat je meer gedaan krijgt in minder tijd. Een training Time Management deelt haar beste 4 tips om dit te bereiken.

‘Slim werken’ is het nieuwe ‘hard werken’

Heb je ooit een training time management gevolgd, dan weet je dat hard werken niet gelijk staat aan productief zijn. Je kunt immers wel weken van 40, 50 uur maken, maar dat wil niet zeggen dat je ook daadwerkelijk werk hebt verzet.

Je hebt bijvoorbeeld een groot deel van je tijd besteedt aan onbelangrijke ad hoc klussen. Een aantal uur in een project gestoken dat achteraf geeneens belangrijk bleek, of vergaderingen bijgewoond die uiteindelijk oninteressant voor jou waren.

Kortom:

Hoe druk je die week ook was, het aantal uren en die energie die je hebt verbruikt, zegt niets over de daadwerkelijke kwaliteit of productiviteit die je levert. Het maakt immers niet uit hoe hard je werkt, wanneer je enkel aan de verkeerde dingen werkt.

Time management training deelt 4 tips

Tijdens een time management cursus leer je dit. Je leert inzien dat jij je niet moet focussen op hoeveel uren je maakt, maar op de kwaliteit die je in die tijd neerzet. Niet op hoe hard je werkt, maar op hoe slim je werkt.

Hiervoor zul je kritisch moeten zijn over wat er zich op je bordje bevindt, en moeten nadenken of de tijd die je daaraan besteedt het wel waard is. Met andere woorden: jij zal prioriteiten moeten stellen.

En deze 4 tips uit een training time management lukt dat.

1.   Weet waaraan je werkt

Je kunt pas de juiste keuzes maken wanneer je weet waaruit je kunt kiezen.

Een tip uit een training time management is dan ook dat je eerst alles in kaart brengt — van onafgeronde klusjes tot afspraken, van projecten tot taken. Jij schrijft alles op dat in je opkomt.

Dit levert een flinke lijst op. Ineens heb je zwart op wit alles dat jou bezighoudt. Dit kun je als overweldigend ervaren, maar uiteindelijk zorgt dit juist voor overzicht. Je weet welke klussen om je aandacht vragen, en kunt vervolgens kiezen.

… maar niet voordat je weet welke taken voorrang hebben op anderen:

2.   Bepaal wat prioriteit heeft

Een overvolle lijst van boven naar onder afwerken, is alles behalve slim werken. De tweede tip is dan ook dat je deze lijst kritisch bekijkt — zijn werkelijk al deze taken jouw tijd en aandacht waard? Zo niet, schrap ze dan.

Taken die je niet kunt schrappen (omdat ze eenmaal moeten gebeuren), neem je nogmaals onder de loep. Staan er misschien zaken op die je kunt delegeren? Taken of projecten die een van je collega’s net zo goed, of nog zelfs beter, kan uitvoeren? Besteed deze uit.

3.   Maak een actieplan

De klussen die overblijven zijn taken en projecten waar jij iets mee moet doen — maar vanzelfsprekend niet op één dag. Nee, je plant ze in zodat je ze op een later moment kunt uitvoeren.

Iedere cursus Time Management gebruikt daar zijn eigen methoden en technieken voor. Iets wat ze allemaal gemeen hebben, is dat ze een agenda en een takenlijst aanraden:

Je plaatst alles dat tijdgerelateerd is, of meer dan 30 minuten in beslag neemt in je agenda. Taken of klussen je binnen 30 minuten uitvoert komen op je takenlijst. Met die 2 tools tover je jouw ‘to do’-lijst om tot een concreet actieplan.

4.   Bewaak je tijd

Om nu daadwerkelijk toe te komen aan die klussen, zul je verstandig met je tijd moeten omgaan. Dat houdt in dat je je tijd streng bewaakt: jij houdt je aan je planning en bent kritisch over waar je ‘ja’ tegen zegt.

Is de aankomende vergadering bijvoorbeeld niet interessant voor jou, wijs hem dan af. Werk aan je prioriteiten en communiceer ook naar buiten toe dat je niet gestoord wil worden.

Kortom

Laat je niet verleiden door het idee van ‘druk’ zijn. Het gaat er niet om of je weken van 40,50 of 60 uur maakt. Wat er toe doet, is hoeveel je in die tijd gedaan krijgt. Pas daarom bovenstaande time management tips toe, en bereik meer in minder tijd.