Eenvoudige tijdregistratie voor complexe projecten

Als eigenaar van een groot online marketingbureau vind ik het belangrijk dat alle gewerkte uren van mijn medewerkers goed en overzichtelijk in kaart worden gebracht. Een goede tijdregistratie is zo ontzettend essentieel omdat:

  • Mijn klanten een eerlijke factuur krijgen;
  • Ik overzicht kan houden over de efficiëntie van alle medewerkers en de teams;
  • We voor onze klanten beter de benodigde uren voor een project in kunnen schatten;
  • Ik inzicht heb in complexe en langdurige projecten.

Al mijn medewerkers gaan nauwkeurig om met de tijdregistratie. Aan het einde van de dag moet iedereen de gewerkte uren per project registreren. De HR-afdeling zit er bovenop waardoor de uren altijd worden geregistreerd. Voorheen hebben we verschillende systemen uitgeprobeerd. We hebben eerst op de ouderwetse manier met excel gewerkt. Dit was foutgevoelig en daardoor kwam het regelmatig voor dat de facturen voor onze klanten niet juist waren. Een keer kwam de rekening van een klant zelfs zo hoog uit, waardoor ze besloten de samenwerking op te zeggen. Dat is natuurlijk niet professioneel en slecht voor je imago. We hebben de uren daarna een paar maanden via de agenda in outlook bijgehouden. Maar daardoor waren we constant het overzicht kwijt. We konden onze klant niet vertellen hoeveel uur we op een bepaald moment gezamenlijk aan een project gewerkt hadden. De tijdregistratie kostte ons ook teveel werk. En die tijd konden we beter stoppen in de projecten waaraan we geld konden verdienen. Ik besloot om een medewerker van de HR-afdeling op zoek te laten gaan naar een handig systeem voor de tijdregistratie. Daar heb ik beslist geen spijt van.

Efficiënte tijdregistratie door software van PersoneelsSysteem

Het systeem voor de tijdregistratie moest aan de volgende voorwaarden voldoen:

  • Gemakkelijk om mee te werken;
  • Binnen het budget passen;
  • In een oogopslag het totaal aantal gewerkte uren per project inzichtelijk maken;
  • Mobielvriendelijke software.

Op basis van deze voorwaarden heeft de HR-afdeling aanbieders met elkaar vergeleken. De software van PersoneelsSysteem sloot het beste aan op onze behoeften. We besloten daarom om deze aan te schaffen. Het systeem was binnen een dag geïmplementeerd. Met behulp van een urenregistratieformulier kunnen alle medewerkers hun gewerkte uren per project invoeren. Dit gaat echt ontzettend gemakkelijk met de software van PersoneelsSysteem. De software werkt ook heel goed op een mobiele telefoon. Dat is voor ons erg handig, want veel medewerkers zijn regelmatig onderweg. Zo kunnen zij altijd even tussendoor de uren vastleggen via hun mobiel of iPad. Wat ik ook erg handig vind aan het tijdregistratie systeem, is dat de werktijden vanuit het werkrooster overgenomen worden. Als iemand de werkzaamheden voor een klant of een overleg in de planning zet, worden deze automatisch overgenomen in de urenregistratie. Dat scheelt voor de georganiseerde collega’s onder ons veel tijd.

Inzicht en overzicht

Voorheen was de tijdregistratie voor iedereen een gedoe. Naast alle drukke projecten vond iedereen het vervelend om tijd te steken in de urenregistratie. Sinds we de tijdregistratie doen met PersoneelsSysteem, is de urenregistratie voor iedereen veel eenvoudiger geworden. Het is echt zo gepiept en daardoor geen vervelende taak meer. Door de software hebben we veel beter inzicht in de uren die we aan alle afzonderlijke projecten besteden en daardoor ook de personeelskosten per project. We kunnen projecten met elkaar vergelijken en de efficiëntie per projectteam meten. Op die manier helpen teams elkaar met een efficiëntere aanpak als dat nodig is. Daardoor kunnen we weer goedkopere diensten aanbieden en dat zorgt voor blije klanten. Het is een grote opluchting dat we van de ingewikkelde en foutgevoelige excel bestanden af zijn. Wij hebben nu een perfect systeem gevonden waar we de komende jaren zeker gebruik van blijven maken.